SEPA-Lastschrift für lexoffice einrichten
Sie haben bereits ein lexoffice-Konto, das heute unter dem Namen Lexware Office läuft, und möchten Rechnungen künftig per SEPA einziehen statt auf Überweisungen zu warten. Die folgenden Schritte zeigen den praktischen Ablauf von der Kontoerstellung bis zum ersten Einzug.
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Voraussetzungen prüfen
Sie benötigen ein bestehendes Lexware-Office-Konto (früher lexoffice), einen eigenen Stripe-Account und gültige SEPA-Mandate der Kunden, die Sie einziehen möchten. Für den Zugriff auf die Public API ist nach Angaben von Lexware derzeit der Tarif Lexware Office XL erforderlich, bitte im eigenen Konto prüfen.
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Account bei Lexware-Einzug anlegen
Sie registrieren sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse und hinterlegen grundlegende Firmendaten.
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Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Die Registrierung verlangt zwingend eine Authenticator-App. Sie scannen einen QR-Code, hinterlegen die App und speichern die angezeigten Recovery-Codes an einem sicheren Ort, bevor Sie fortfahren.
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Lexware Office verbinden
Sie hinterlegen einen API-Schlüssel aus der Public API Ihres Lexware-Office-Kontos. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und Ihnen danach nicht erneut angezeigt. Die genauen Schritte dazu beschreibt die Seite Public API und Tarif XL.
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Stripe verbinden
Sie hinterlegen den Secret Key Ihres Stripe-Kontos unter Einstellungen. Über diese Verbindung wickelt Stripe später die eigentlichen SEPA-Lastschriften ab.
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Erste Synchronisierung abwarten
Lexware-Einzug ruft offene und überfällige Rechnungen sowie die zugehörigen Kunden aus Lexware Office ab. Der Abgleich läuft serverseitig und inkrementell, bereits bezahlte oder stornierte Rechnungen werden dabei erkannt.
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IBAN und SEPA-Mandat je Kunde hinterlegen
Unter "SEPA Pflegen" tragen Sie die IBAN eines Kunden ein und erzeugen ein SEPA-Mandatsdokument mit automatisch vergebener Mandatsreferenz. Die Unterschrift des Kunden erfassen Sie im Anschluss, danach aktivieren Sie den SEPA-Einzug für diesen Kunden.
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Ersten Einzug auslösen
Sie wählen eine offene Rechnung mit hinterlegtem Mandat aus und lösen den Einzug sofort, terminiert auf einen Werktag oder als Sammel-Einzug aus. Stripe reicht die Lastschrift bei der Bank des Kunden ein.
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Status verfolgen
Der Status durchläuft zunächst "in Bearbeitung", da die Gutschrift erst nach mehreren Bankarbeitstagen erfolgt. Lexware-Einzug gleicht den Status per Webhook und auf Wunsch manuell mit Stripe ab und zeigt erfolgreiche Einzüge sowie Rücklastschriften an.
Was tun, wenn ein Kunde noch keine IBAN hinterlegt hat?
Ohne IBAN und unterschriebenes SEPA-Mandat ist kein Einzug möglich. In diesem Fall tragen Sie die Bankverbindung nach, sobald der Kunde sie Ihnen mitgeteilt hat, und erzeugen anschließend das Mandatsdokument. Bis dahin bleibt die Rechnung in Lexware-Einzug als offen sichtbar, ohne dass ein Einzug ausgelöst werden kann.
Wie unterscheidet sich der sofortige vom terminierten Einzug?
Beim sofortigen Einzug übergibt Lexware-Einzug den Auftrag umgehend an Stripe. Beim terminierten Einzug legen Sie einen künftigen Werktag fest, an dem die Lastschrift eingereicht werden soll, etwa passend zu einem vereinbarten Zahlungsziel. Der Sammel-Einzug fasst mehrere ausgewählte Rechnungen zu einem gemeinsamen Lauf zusammen.
Ausführliche Hintergründe zum SEPA-Mandat liefert die Seite SEPA-Mandat bei lexoffice, zur Verbindung mit Stripe die Seite lexoffice mit Stripe verbinden und zum allgemeinen Lastschriftverfahren lexoffice Lastschriftverfahren. Ein Vorgehen für die Umstellung Ihres bestehenden Kundenstamms beschreibt der Ratgeber SEPA-Mandat bei Bestandskunden einholen.