SEPA-Mandate für lexoffice-Kunden verwalten
lexoffice ist seit der Umbenennung als Lexware Office bekannt. Bevor Sie eine Rechnung daraus per SEPA einziehen, muss dem jeweiligen Kunden ein gültiges Mandat zugeordnet sein. Lexware-Einzug bildet diese Zuordnung für Sie ab.
Was ist ein SEPA-Mandat?
Ein SEPA-Mandat ist die ausdrückliche Zustimmung Ihres Kunden, dass Sie als Rechnungssteller einen Betrag von seinem Konto einziehen dürfen. Ohne dieses Mandat darf keine Lastschrift ausgelöst werden. Für Ihre lexoffice-Rechnungen bedeutet das: Erst wenn ein Mandat vorliegt und in Lexware-Einzug hinterlegt ist, kann die zugehörige Rechnung eingezogen werden.
Wer holt das Mandat bei Ihren Kunden ein?
Das Einholen des Mandats bei Ihrem Zahlungspflichtigen liegt in Ihrer Verantwortung als Rechnungssteller, unabhängig davon, ob Sie zuvor lexoffice oder heute Lexware Office nutzen. Lexware-Einzug stellt keine eigene Mandatserstellung oder rechtliche Prüfung des Mandats zur Verfügung, sondern die Möglichkeit, ein bereits vorliegendes Mandat Ihren Kunden und Rechnungen zuzuordnen.
Wie hinterlegen Sie ein Mandat in Lexware-Einzug?
Sie erfassen die Mandatsreferenz zu dem Kunden, der in Lexware Office als Rechnungsempfänger geführt wird. Diese Zuordnung bleibt bestehen, bis Sie sie ändern, sodass Sie sie nicht für jede einzelne Rechnung erneut anlegen müssen. Bei jeder neuen, aus Lexware Office synchronisierten Rechnung des gleichen Kunden greift Lexware-Einzug auf das hinterlegte Mandat zurück.
Wie ordnen Sie ein Mandat einer lexoffice-Rechnung zu?
Nach der Synchronisierung sehen Sie zu jeder offenen Rechnung aus Lexware Office, ob bereits ein Mandat zugeordnet ist. Fehlt die Zuordnung, können Sie sie vor dem Einzug ergänzen. Erst mit einer bestätigten Zuordnung von Rechnung und Mandat lässt sich der Einzug über Stripe auslösen.
Was passiert bei einem widerrufenen Mandat?
Widerruft ein Kunde sein Mandat, sollten Sie die Zuordnung in Lexware-Einzug entsprechend anpassen, damit keine weiteren Einzüge zu diesem Mandat ausgelöst werden. Eine automatische rechtliche Prüfung des Mandatsstatus bei der Bank des Kunden nimmt Lexware-Einzug nicht vor, hierfür bleibt die Kommunikation mit Ihrem Kunden maßgeblich.
Warum lohnt sich eine zentrale Mandatsverwaltung neben lexoffice?
Lexware Office selbst ist auf die Rechnungsstellung und Buchhaltung ausgerichtet, eine eigene Verwaltung von SEPA-Mandaten sieht die Software in dieser Form nicht vor. Ohne eine zusätzliche Zuordnung müssten Sie bei jedem Einzug erneut prüfen, welchem Kunden welches Mandat zuzuordnen ist. Lexware-Einzug hält diese Zuordnung dauerhaft vor, sodass sie bei jeder neuen, aus Lexware Office übernommenen Rechnung des gleichen Kunden automatisch zur Verfügung steht.
Welche Angaben gehören zu einem vollständigen Mandatsdatensatz?
Zu einem Mandat gehören üblicherweise die Mandatsreferenz, das Datum der Erteilung sowie die Zuordnung zu einem bestimmten Kunden aus Lexware Office. Diese Angaben pflegen Sie einmalig in Lexware-Einzug, damit sie bei jedem künftigen Einzug zu diesem Kunden automatisch berücksichtigt werden, ohne dass Sie die Zuordnung für jede einzelne Rechnung erneut vornehmen müssen.
Wie ein zugeordnetes Mandat anschließend in einen konkreten Einzug übergeht, beschreibt die Seite lexoffice Lastschrifteinzug im Überblick.