Lastschrifteinzug für lexoffice-Rechnungen im Überblick
lexoffice wurde in Lexware Office umbenannt. Diese Seite beschreibt, wie eine Rechnung aus Lexware Office in Lexware-Einzug den Weg vom Rechnungsabgleich bis zum abgeschlossenen SEPA-Einzug nimmt.
Wie beginnt der Lastschrifteinzug für eine lexoffice-Rechnung?
Ausgangspunkt ist stets Ihr Lexware-Office-Konto, in dem die Rechnung erstellt wurde. Lexware-Einzug gleicht Ihre offenen Rechnungen serverseitig und inkrementell ab, sodass neue oder geänderte Rechnungen aus Lexware Office ohne manuellen Export in Lexware-Einzug erscheinen. Sie müssen dafür kein Browserfenster geöffnet lassen.
Wie wählen Sie Rechnungen für einen Einzugslauf aus?
Aus der Liste der synchronisierten Rechnungen wählen Sie diejenigen aus, die im aktuellen Lauf eingezogen werden sollen. Voraussetzung ist jeweils ein dem Kunden zugeordnetes SEPA-Mandat. Rechnungen ohne zugeordnetes Mandat lassen sich in diesem Schritt erkennen und vor dem Einzug ergänzen.
Was geschieht beim Auslösen des Einzugs?
Mit der Freigabe übergibt Lexware-Einzug die ausgewählten Rechnungen an Stripe. Stripe verarbeitet den SEPA-Lastschrifteinzug als Zahlungsdienstleister und meldet das Ergebnis an Lexware-Einzug zurück. Lexware Office selbst ist an diesem Schritt nicht beteiligt, es bleibt bei der ursprünglichen Rechnungsdatenquelle.
Wie verfolgen Sie den Zahlungsstatus?
Zu jeder eingereichten Rechnung zeigt Lexware-Einzug den von Stripe zurückgemeldeten Status an, beispielsweise in Bearbeitung, eingezogen oder zurückgewiesen. Damit lässt sich der Fortschritt eines Einzugslaufs zentral verfolgen, ohne die Kontobewegungen manuell mit den Rechnungen aus Lexware Office abzugleichen.
Wie gehen Sie mit einer Rücklastschrift um?
Kommt es zu einer Rücklastschrift, etwa mangels Kontodeckung oder durch Widerspruch des Kunden, meldet Stripe dies zurück und Lexware-Einzug kennzeichnet die betroffene Rechnung entsprechend. Sie erkennen den Vorgang direkt an der Rechnung aus Lexware Office und können mit dem Kunden klären, ob ein erneuter Einzug oder eine andere Zahlungsart sinnvoll ist.
Warum lohnt sich ein zentraler Lastschrifteinzug gegenüber manueller Verfolgung?
Ohne eine solche Anwendung müssten Sie offene Rechnungen aus Lexware Office manuell mit Kontobewegungen abgleichen und Lastschriften über ein separates Werkzeug auslösen. Lexware-Einzug führt Rechnungsabgleich, Mandatszuordnung, Auslösung des Einzugs und Zahlungsstatus an einer Stelle zusammen. Das reduziert den Aufwand, mehrere Systeme parallel zu pflegen, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter an der Rechnungsverfolgung beteiligt sind.
Wie oft lässt sich ein Einzugslauf durchführen?
Die Häufigkeit eines Einzugslaufs bestimmen Sie selbst, abhängig davon, wie oft in Lexware Office neue oder fällige Rechnungen entstehen. Da die Synchronisierung serverseitig und inkrementell erfolgt, können Sie Einzugsläufe in dem Rhythmus durchführen, der zu Ihrem Rechnungsaufkommen passt, ohne den Datenbestand jedes Mal vollständig neu abzugleichen.
Details zur Mandatszuordnung, die jedem Einzug vorausgeht, finden Sie auf der Seite lexoffice SEPA-Mandat verwalten.