Ratgeber

SEPA-Mandat bei Bestandskunden einholen

Die meisten Betriebe, die von lexoffice zu Lexware Office gewechselt sind, haben bereits einen Kundenstamm, der per Überweisung zahlt. Wer künftig einziehen möchte, braucht von jedem dieser Kunden ein unterschriebenes SEPA-Mandat. Dieser Beitrag beschreibt ein erprobtes Vorgehen in sechs Schritten und nennt die Fehler, die dabei am häufigsten vorkommen.

Schritt 1: Kunden auswählen und ansprechen

Beginnen Sie nicht mit der gesamten Kundenliste, sondern mit den Kunden, bei denen die Umstellung den größten Nutzen hat: laufende Verträge, monatliche Pauschalen, regelmäßige Lieferungen. Ein kurzes Anschreiben per Post oder E-Mail erklärt, warum Sie auf den Einzug umstellen, was sich für den Kunden ändert und was er tun muss. Der Ton sollte sachlich und knapp sein. Kunden reagieren erfahrungsgemäß eher auf eine klare Bitte mit Rücksendetermin als auf eine ausführliche Begründung.

Schritt 2: Mandatsformular aus Lexware-Einzug beilegen

Legen Sie in Lexware-Einzug für den Kunden die IBAN an, sofern bekannt, und erzeugen Sie das Mandatsdokument. Es enthält Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, Ihre Firmenanschrift und die automatisch vergebene Mandatsreferenz. Fehlt die IBAN noch, kann der Kunde sie auf dem Formular ergänzen. Das Dokument fügen Sie dem Anschreiben als PDF oder Ausdruck bei. So muss der Kunde nichts selbst formulieren, sondern nur prüfen, ergänzen und unterschreiben.

Schritt 3: Unterschrift einholen

Das Mandat ist nach unserer Einschätzung erst mit der Unterschrift des Zahlungspflichtigen als Nachweis verwendbar. Bei Firmenkunden sollte eine vertretungsberechtigte Person unterzeichnen. Der Kunde sendet das unterschriebene Formular per Post, als Scan oder Foto zurück. Anschließend erfassen Sie die Unterschrift in Lexware-Einzug zu dem jeweiligen Mandat und aktivieren den Einzug für diesen Kunden. Ohne diesen Schritt bleibt der Kunde im Überweisungsmodus, auch wenn IBAN und Mandatsdokument bereits vorliegen.

Schritt 4: Mandat aufbewahren

Das unterschriebene Original oder der Scan ist Ihr Nachweis, falls eine Bank oder der Kunde die Berechtigung des Einzugs später anzweifelt. Bewahren Sie das Dokument daher geordnet und dem Kunden zugeordnet auf, etwa in Ihrer Kundenakte oder im Dokumentenmanagement. Wie lange ein Mandat aufzubewahren ist, richtet sich nach den geltenden Regelwerken der Lastschriftverfahren und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Im Zweifel sprechen Sie Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt an.

Schritt 5: Mandatsreferenz und Gläubiger-ID mitteilen

Der Kunde soll den Einzug auf seinem Kontoauszug zuordnen können. Teilen Sie ihm deshalb mit, unter welcher Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer die Lastschriften erscheinen werden. Beides steht auf dem Mandatsdokument. Eine kurze Bestätigung nach Eingang des Mandats, in der Sie sich für die Rücksendung bedanken und den ersten Einzugstermin nennen, erfüllt diesen Zweck.

Schritt 6: Vorabankündigung vor dem ersten Einzug

Vor jedem Einzug informieren Sie den Kunden über Betrag und Fälligkeitsdatum. Lexware-Einzug kann diese Vorabankündigung optional per E-Mail versenden. Gerade beim ersten Einzug nach der Umstellung ist die Ankündigung wichtig, weil der Kunde den Vorgang noch nicht kennt und eine unerwartete Abbuchung eher zurückgeben würde. Danach übergibt Lexware-Einzug den Auftrag an Ihr Stripe-Konto, das die SEPA-Lastschrift bei der Bank des Kunden einreicht.

Formulierungsvorschlag für das Anschreiben

Der folgende Text ist ein Entwurf, den Sie an Ihren Betrieb und Ihre Kundenbeziehung anpassen sollten. Firmennamen, Daten und Beträge sind Platzhalter.

• Betreff: Umstellung auf SEPA-Lastschrift ab dem 01.12.2026
• Sehr geehrte Frau Beispiel, sehr geehrter Herr Beispiel,
• ab dem 01.12.2026 möchten wir die Rechnungen für Ihren Wartungsvertrag per SEPA-Lastschrift einziehen. Für Sie entfällt damit die monatliche Überweisung, für uns vereinfacht sich die Buchhaltung.
• Dafür benötigen wir Ihr SEPA-Lastschriftmandat. Das vorbereitete Formular liegt diesem Schreiben bei. Bitte prüfen Sie die Angaben, ergänzen Sie bei Bedarf Ihre IBAN und senden Sie uns das unterschriebene Formular bis zum 15.11.2026 zurück, gern als Scan per E-Mail.
• Über jeden Einzug informieren wir Sie vorab mit Betrag und Termin. Die Lastschriften erscheinen auf Ihrem Kontoauszug unter der Mandatsreferenz und der Gläubiger-Identifikationsnummer, die Sie auf dem Formular finden.
• Sollten Sie weiterhin per Überweisung zahlen möchten, teilen Sie uns dies bitte kurz mit. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
• Mit freundlichen Grüßen, Ihr Betrieb

Häufige Fehler

• Einzug ohne Unterschrift starten: Eine IBAN allein ersetzt kein Mandat. Der Einzug darf erst nach Erfassung der Unterschrift aktiviert werden.
• Mandatsformular selbst gestalten: Selbst entworfene Formulare enthalten oft nicht alle erforderlichen Angaben. Nutzen Sie das Dokument aus Lexware-Einzug.
• Keine Rückmeldefrist setzen: Ohne Termin bleiben Anschreiben liegen. Eine Frist von etwa drei bis vier Wochen hat sich bewährt.
• Erste Abbuchung ohne Ankündigung: Führt zu Irritation beim Kunden und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Rückgabe.
• Mandat nicht auffindbar: Wer das unterschriebene Dokument nicht wiederfindet, kann die Berechtigung im Streitfall nicht belegen.
• Alle Kunden gleichzeitig umstellen: Das erzeugt eine Welle von Rückfragen. Ein gestuftes Vorgehen ist besser zu bewältigen.

Die Bestandteile eines vollständigen Mandats und die Regeln zu Widerruf und Verfall erklärt der Beitrag Wie funktioniert ein SEPA-Mandat?. Ob sich der Einzug für Ihre Kundengruppen überhaupt lohnt, behandelt Lastschrift oder Überweisung. Die technische Einrichtung von der Schnittstelle bis zum ersten Einzug finden Sie unter SEPA-Lastschrift für lexoffice einrichten.