Lastschrift oder Überweisung: Was für lexoffice-Rechnungen sinnvoll ist
Wer seine Rechnungen mit Lexware Office schreibt, dem Nachfolger von lexoffice, legt mit der Zahlungsart fest, wie viel Arbeit nach dem Rechnungsversand noch anfällt. Dieser Beitrag vergleicht Überweisung und SEPA-Lastschrift aus der Perspektive eines kleinen Betriebs und zeigt, in welchen Konstellationen der Wechsel zum Einzug wirtschaftlich ist.
Die Ausgangslage im kleinen Betrieb
Ein Handwerksbetrieb mit zwei Mitarbeitern, ein Steuerbüro mit dreißig Mandanten oder eine Agentur mit laufenden Betreuungsverträgen haben eines gemeinsam: Die Rechnung ist geschrieben, die Zahlung kommt irgendwann. Bei der Überweisung entscheidet der Kunde über den Zeitpunkt, bei der Lastschrift entscheidet der Rechnungssteller. Dieser Unterschied wirkt sich auf fünf Bereiche aus, die im Folgenden einzeln betrachtet werden.
Liquidität
Bei der Überweisung streuen die Zahlungseingänge über Wochen. Ein Kunde zahlt am Tag des Rechnungseingangs, ein anderer am letzten Tag des Zahlungsziels, ein dritter erst nach der Erinnerung. Der Betrieb muss diese Schwankung mit eigenen Mitteln oder einem Kontokorrentkredit überbrücken. Mit der Lastschrift legen Sie den Einzugstermin selbst fest, etwa am Tag der Fälligkeit, und können mit dem Geldeingang planen. Für einen Betrieb, der selbst Material vorfinanziert oder Löhne zum Monatsende zahlt, ist diese Planbarkeit häufig das stärkste Argument.
Mahnaufwand
Jede Überweisung, die nicht pünktlich eingeht, erzeugt Arbeit: Kontoauszug prüfen, offene Posten abgleichen, Zahlungserinnerung schreiben, gegebenenfalls telefonieren. Bei zwanzig Rechnungen im Monat und einer Quote von einem Fünftel verspäteter Zahler sind das vier Vorgänge, die jeweils Zeit binden. Bei der Lastschrift entfällt dieser Schritt für alle Kunden mit gültigem Mandat, weil der Betrag zum festgelegten Termin eingezogen wird. Der Mahnprozess reduziert sich auf die Fälle, in denen eine Lastschrift zurückgegeben wird.
Rücklastschriftrisiko
Hier liegt der Nachteil des Einzugs. Eine Lastschrift kann von der Bank des Kunden zurückgegeben werden, etwa bei fehlender Deckung, und der Kunde kann eine autorisierte Lastschrift innerhalb einer Frist erstatten lassen. Jede Rückgabe kostet Gebühren und erfordert Nacharbeit. Bei der Überweisung existiert dieses Risiko nicht, eine eingegangene Zahlung bleibt eingegangen. In der Praxis ist die Rückgabequote bei Stammkunden mit laufender Geschäftsbeziehung allerdings gering, weil der Kunde die Zahlung erwartet und die Höhe kennt. Wie Lexware-Einzug mit einer Rückgabe umgeht, erklärt der Beitrag Was passiert bei einer Rücklastschrift?.
Kundenakzeptanz
Viele Kunden im Geschäftsverkehr sind Lastschriften gewohnt, etwa von Versicherungen, Telekommunikationsanbietern oder Softwareabonnements. Eine Bitte um ein SEPA-Mandat wird daher selten als ungewöhnlich empfunden, sofern der Betrag vorhersehbar ist. Anders sieht es bei Einmalkunden oder bei stark schwankenden Rechnungssummen aus. Wer eine Küche für 18.000,00 EUR einbaut, wird für diesen Betrag kaum ein Mandat erhalten. Bei einer monatlichen Wartungspauschale von 89,00 EUR ist die Zustimmung dagegen wahrscheinlich.
Aufwand bei der Einrichtung
Die Überweisung verlangt keine Vorbereitung. Der Einzug erfordert einmalig ein Mandat je Kunde, eine hinterlegte IBAN, eine Gläubiger-Identifikationsnummer und ein Stripe-Konto, über das die Lastschrift technisch ausgeführt wird. Lexware Office selbst löst keine Lastschrift aus, Lexware-Einzug liest die offenen Rechnungen über die Schnittstelle und übergibt den Einzug an Stripe. Nach Angaben von Lexware ist derzeit der Tarif Lexware Office XL erforderlich, bitte im eigenen Konto prüfen. Dieser Einrichtungsaufwand fällt einmal an und amortisiert sich über die eingesparten Mahnvorgänge.
Wann die Lastschrift passt
- Wiederkehrende Leistungen mit gleichbleibendem oder gut kalkulierbarem Betrag, etwa Wartungsverträge, Hosting, Buchhaltungspauschalen oder Reinigungsleistungen
- Stammkunden, mit denen eine längere Geschäftsbeziehung besteht und die regelmäßig Rechnungen erhalten
- Betriebe, bei denen der Zahlungseingang zu einem bestimmten Termin für die eigene Liquiditätsplanung wichtig ist
- Kunden, die selbst Aufwand sparen wollen, weil sie keine Überweisung mehr anstoßen müssen
Wann die Überweisung sinnvoller bleibt
- Einmalige Aufträge ohne Aussicht auf Folgegeschäft
- Hohe Einzelbeträge, bei denen ein Kunde die Kontrolle über den Zahlungszeitpunkt behalten möchte
- Kunden mit bekannten Zahlungsschwierigkeiten, bei denen Rückgaben wahrscheinlich sind
- Erstkontakte, bei denen die Bitte um ein Mandat als verfrüht empfunden werden könnte
Übergang mit bestehenden Kunden
Der Wechsel muss nicht für alle Kunden gleichzeitig erfolgen. Bewährt hat sich ein gestuftes Vorgehen: Zunächst werden die Kunden mit laufenden Verträgen angesprochen, weil dort der Nutzen für beide Seiten am größten ist. Dann folgen Stammkunden mit regelmäßigen, aber unregelmäßig hohen Rechnungen. Einmalkunden bleiben bei der Überweisung. Lexware-Einzug unterstützt diese Mischung, weil der Einzug je Kunde aktiviert wird und Rechnungen ohne Mandat weiterhin per Überweisung bezahlt werden können. Ein konkretes Vorgehen mit Anschreiben und Formular beschreibt der Beitrag SEPA-Mandat bei Bestandskunden einholen.
Einschätzung
Für den kleinen Betrieb mit wiederkehrenden Leistungen überwiegen die Vorteile der Lastschrift in Liquidität und Mahnaufwand das Rücklastschriftrisiko deutlich. Für Einmalgeschäfte und hohe Einzelbeträge bleibt die Überweisung die passende Zahlungsart. Die Entscheidung fällt daher nicht für den ganzen Betrieb, sondern je Kundengruppe. Steuerliche oder vertragsrechtliche Fragen zur Umstellung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt besprechen.