Wie funktioniert ein SEPA-Mandat?
Das SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Grundlage jedes Einzugs. Dieser Beitrag erklärt, wie ein Mandat entsteht, was es enthält und wie es in Lexware-Einzug verwaltet wird.
Was ist ein SEPA-Mandat?
Mit einem SEPA-Lastschriftmandat erlaubt ein Zahlungspflichtiger einem Zahlungsempfänger, fällige Beträge von seinem Konto einzuziehen. Ohne ein solches Mandat darf keine SEPA-Lastschrift eingereicht werden. Das Mandat verknüpft eine Mandatsreferenz mit der Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers und der IBAN des Zahlungspflichtigen.
Wie erzeugt Lexware-Einzug ein Mandat?
Sobald Sie in Lexware-Einzug die IBAN eines Kunden unter "SEPA Pflegen" hinterlegt haben, erzeugen Sie ein Mandatsdokument für diesen Kunden. Die Mandatsreferenz wird dabei automatisch vergeben. Anschließend erfassen Sie die Unterschrift des Kunden zu diesem Mandat, bevor der SEPA-Einzug für den Kunden aktiviert wird.
Ein Beispiel
Die Café Lindenhof GbR erteilt der Beispiel GmbH ein SEPA-Mandat für wiederkehrende Rechnungen. In Lexware-Einzug wird das Mandat mit einer eigenen Mandatsreferenz angelegt, die Unterschrift der Café Lindenhof GbR wird erfasst, danach steht der Einzug für künftige Rechnungen zur Verfügung.
Kann ein Mandat widerrufen werden?
Ja. Ein Kunde kann ein erteiltes Mandat widerrufen, in diesem Fall wird das Mandat in Lexware-Einzug entsprechend gekennzeichnet und für künftige Einzüge nicht mehr verwendet. Ein Mandat verfällt außerdem automatisch, wenn es 36 Monate lang nicht für einen Einzug genutzt wurde.
Was gehört zu einem vollständigen Mandat?
- Mandatsreferenz, automatisch vergeben
- IBAN des Zahlungspflichtigen
- Gläubiger-Identifikationsnummer und Firmenanschrift des Zahlungsempfängers
- Erfasste Unterschrift des Zahlungspflichtigen
Ist eine Vorabankündigung notwendig?
Vor einem Einzug ist eine Vorabankündigung an den Kunden üblich und in Lexware-Einzug optional per E-Mail möglich. Sie informiert den Kunden über Betrag und Termin des bevorstehenden Einzugs, ist aber technisch von der Gültigkeit des Mandats selbst zu unterscheiden.
Rechtliche Einzelfragen zu Ihrem konkreten Mandat sollten Sie im Zweifel mit einem Rechtsanwalt oder Steuerberater klären. Welche Voraussetzungen insgesamt für einen SEPA-Einzug nötig sind, fasst der Beitrag Was brauche ich für eine SEPA-Lastschrift? zusammen. Weitere Details liefert auch SEPA-Mandat bei lexoffice.