Kunden und Rechnungen richtig zuordnen
Bevor ein SEPA-Einzug ausgelöst wird, muss feststehen, welcher Kunde zu welcher Rechnung gehört, und dass dieser Kunde nicht versehentlich doppelt angelegt wird. Dieser Beitrag erklärt, wie Lexware-Einzug diese Zuordnung aus Lexware Office übernimmt.
Warum ist die Zuordnung vor dem Einzug wichtig?
Ein SEPA-Mandat ist immer an einen bestimmten Kunden mit hinterlegter IBAN gebunden. Würde eine Rechnung versehentlich dem falschen Kunden zugeordnet, könnte im schlimmsten Fall ein Einzug beim falschen Zahlungspflichtigen ausgelöst werden. Eine saubere Zuordnung von Kunden und Rechnungen ist deshalb Voraussetzung für jeden korrekten Einzug.
Wie erkennt Lexware-Einzug denselben Kunden wieder?
Bei der Synchronisierung übernimmt Lexware-Einzug die Kundendaten aus Lexware Office einschließlich der dort vergebenen Kundennummer und internen Lexware-ID. Anhand dieser Kennungen wird ein Kunde bei einem erneuten Abgleich wiedererkannt, statt bei jeder Synchronisierung neu und möglicherweise doppelt angelegt zu werden.
Ein Beispiel zur Deduplizierung
Stellt die Beispiel GmbH in Lexware Office mehrere Rechnungen an denselben Kunden, etwa die Nordwind Service GmbH, aus, erkennt Lexware-Einzug anhand der Kundennummer und Lexware-ID, dass es sich um denselben Kunden handelt. Alle zugehörigen Rechnungen werden diesem einen Kundendatensatz zugeordnet, statt für jede Rechnung einen neuen Kunden anzulegen.
Was ist die Laufkunden-Sammelnummer?
Für Rechnungen an Laufkunden, die in Lexware Office nicht einzeln als eigener Kunde geführt werden, sondern unter einer Sammelnummer laufen, ordnet Lexware-Einzug diese Rechnungen entsprechend der Sammelnummer zu. Da für einen SEPA-Einzug jedoch stets ein konkreter Zahlungspflichtiger mit eigener IBAN und eigenem Mandat feststehen muss, eignen sich Rechnungen auf eine Laufkunden-Sammelnummer in der Regel nicht für den automatisierten Einzug, solange der einzelne Kunde nicht individuell mit eigenen Daten in Lexware Office angelegt ist.
Was sollten Sie in Lexware Office beachten?
Legen Sie Kunden, die Sie künftig per SEPA einziehen möchten, in Lexware Office als eigenständige Kunden mit vollständigen Daten an, statt sie dauerhaft über eine Sammelnummer zu führen. So stellt Lexware-Einzug bei der Synchronisierung eine eindeutige Zuordnung her und Sie können für diesen Kunden ein individuelles SEPA-Mandat hinterlegen.
Zusammengefasst
- Kundennummer und Lexware-ID sichern die Wiedererkennung bei jeder Synchronisierung
- Mehrere Rechnungen eines Kunden werden einem Datensatz zugeordnet
- Laufkunden über eine Sammelnummer eignen sich in der Regel nicht für den automatisierten Einzug
- Für den SEPA-Einzug sollten Kunden individuell mit eigenen Daten angelegt sein
Wie Sie anschließend IBAN und Mandat je Kunde hinterlegen, beschreibt Wie funktioniert ein SEPA-Mandat?. Den gesamten Ablauf der Einrichtung zeigt SEPA-Lastschrift für lexoffice einrichten.